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Eine GmbH kann im Rahmen einer Sach- oder Bargründung gegründet werden. Eine Sachmittelgründung ist etwas komplexer als die einer Bargründung. Bei Sachmittel muss ein Inventarverzeichnis erstellt, und der jeweilige Zeitwert des Anlagegutes aufgeführt werden. Ggf. ist hier eine zusätzliche notarielle Beurkundung notwendig.

Ansonsten ist der Ablauf bei beiden Verfahren identisch. Bei Bargründung und mindestens zwei Gesellschaftern, sollte zuerst ein Konto bei einer deutschen Bank auf den zukünftigen Namen der GmbH eröffnet werden. Dann wird das Stammkapital mindestens zur Hälfte eingezahlt.

Parallel hierzu gilt es, den Gesellschaftervertrag zu formulieren. Hier werden u. a. der Gesellschaftszweck und die Gesellschafter eingetragen. Es erfolgt dann die notarielle Beurkundung. An diesem Tag müssen alle Gesellschafter beim Notar erscheinen. Es findet eine Belehrung über Rechte und Pflichten statt. Der von den Gesellschaftern ernannte Geschäftsführer bestätigt, dass ihm das eingezahlte Stammkapital im vollen Umfange zur Verfügung steht. Auch der Geschäftsführer wird auf seine Rechte und Pflichten hingewiesen.

Der Notar reicht die Unterlagen an das zuständige Amtsgericht weiter. Vor der Eintragung in das Handelsregister kann die GmbH zwar ihren Geschäftsbetrieb aufnehmen, jedoch nur unter dem Zusatz XYZ GmbH i.G. (in Gründung). Dieser Passus hat haftungsrelevante Konsequenzen. Bis zur Eintragung haften die Gesellschafter Gesamtschuldnerisch für alle Geschäfte der GmbH.

Erst mit Eintragung in das Handelsregister und der Veröffentlichung erlangt die GmbH den Status als eigenständige, juristische Person.

Es ist ein Irrglaube zu denken, dass mit einer GmbH die persönliche Haftung gänzlich ausgeschlossen wird. So werden bei Darlehen oftmals die Gesellschafter als Bürgen eingesetzt, und Finanzbehörde und Sozialversicherungsträger können den Geschäftsführer persönlich in die Haftung nehmen.