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Auch wenn das eigentliche Erstellen einer Rechnung keine große Kunst ist, sollte man stets gewisse Grundsätze zur korrekten Rechnungsstellung berücksichtigen. Nur so kann unnötigem und lästigem Papierkrieg mit Ämtern aus dem Wege gegangen werden.

Rechnungsvordrucke können ohne weiteres in jedem Schreibwarengeschäft gekauft werden. Manche Firmen lassen ihre Rechnungsformulare sogar noch in der Druckerei herstellen, allerdings überwiegt inzwischen das Erstellen von Rechnungen auf dem Computer.

Hierzu werden genügend kostenlose Downloads angeboten, die jedoch vor Gebrauch noch einmal eingehend untersucht werden sollten, ob die aktuellen Anforderungen erfüllt sind und der Mehrwertsteuersatz korrekt ist.

Manche käufliche Rechnungsprogramme übernehmen zugleich die Kommunikation mit dem Buchhaltungsprogramm. Für solche Programme gibt es dann die passenden Updates, womit auch sicher gestellt ist, dass alle aktuellen Regelungen berücksichtigt werden.

Der Aufbau von Rechnungen ist im Prinzip immer ähnlich. Im Briefkopf sind der Name bzw. die Firmenbezeichnung nebst vollständiger Adresse, Telefon- und Fax-Nummer sowie evtl. Emailadresse aufgeführt. Oft genug wird in diesem Bereich auch das Rechnungsdatum niedergeschrieben.

Das folgende Adressfeld ist für die komplette Adresse des Rechnungsempfängers reserviert. Die darunter im Bereich Betreff vermerkte Rechnungsnummer dient zur Identifizierung der Rechnung und wird einer fortlaufenden Zahlenreihe entnommen. Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Gelegentlich ist auch hier das Rechnungsdatum zu finden.

Im folgenden Hauptteil der Rechnung wird nun Art und Menge der gelieferten Warte bzw. die Art der Dienstleistung aufgestellt. Aus dem Stückpreis und der Anzahl wird der Bruttogesamtpreis gebildet, von dem unter Umständen noch ein Rabatt abgezogen werden kann, der dann aber nominal erscheint.

Normalerweise wird dann noch der aktuelle Mehrwertsteuersatz aufgeschlagen. Der Mwst-Satz ist in Prozentzahl und als Wert auszuweisen. Den Abschluss der Abrechnung bildet der zu zahlende Rechnungswert gesamt. Meist folgt dann ein Hinweis auf die derzeit geltenden Zahlungsbedingungen.

In der Fußzeile finden sich die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (für Auslandsgeschäfte) mit dem zuständigen Finanzamt, die Bankverbindung und die Mitglieder der Geschäftsleitung mit Vor- und Zunamen.