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Sie haben eine Leistung erbracht oder Ware geliefert und dafür nicht die vereinbarte Zahlung erhalten? Damit stehen Sie nicht alleine, denn die Zahl der Verbraucher, welche zu spät bzw. überhaupt nicht zahlen nimmt stetig zu.

Bevor Sie jedoch eine Inkassofirma mit dem Eintreiben der Ausstände beauftragen und für deren Dienst zahlen müssen, können sie den säumigen Kunden mahnen. Bei einer ersten Mahnung setzt man gewöhnlich auf eine höfliche Aufforderung und unterstellt dem säumigen Kunden, die Zahlung bisher übersehen zu haben.

Eine mögliche Formulierung könnte lauten: " Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, die Zahlung für ... in Höhe von ... zu leisten. Wir bitten höflich darum, den Betrag bis ( Datum ) auf unser Konto ( Bankverbindung ) zu überweisen. " Mit dieser höflichen Aufforderung helfen Sie dem Kunden, das Gesicht zu wahren - es könnte ja wirklich ein Versehen vorliegen - und ermöglichen so weitere Geschäftskontakte.

Rechtlich gesehen ist es wichtig, dem Kunden eine Frist zu setzen, die eingehalten werden muss. Sie setzen den Kunden dadurch in Verzug und zwingen ihn, zu handeln. Sollte der Kunde die Frist verstreichen lassen, muss man davon ausgehen, dass er entweder nicht zahlen will oder nicht zahlen kann.

Eine weitere Mahnung darf nun schärfer formuliert sein; und sie darf eine Mahngebühr beinhalten, die der Kunde zu tragen hat. Diese Mahngebühr von meist 5 Euro ist gerechtfertigt, da Ihnen durch den Briefverkehr und den Verdienstausfall Kosten entstehen.

Eine zweite Mahnung darf auch die Androhung weiterer Schritte enthalten. So können Sie z.B. formulieren: " Sollte die Zahlung nicht bis spätestens ( Datum ) eingegangen sein, behalten wir uns die Eröffnung des gerichtlichen Mahnverfahrens vor, wodurch Ihnen weitere Kosten entstehen. " Beabsichtigen Sie, eine Inkassofirma zu beauftragen, müssen Sie stattdessen auf diese hinweisen: " Sollte die Zahlung nicht bis spätestens ( Datum ) eingegangen sein, werden wir eine Inkassofirma mit der Eintreibung der Zahlung beauftragen.

Die Kosten für das Verfahren werden Ihnen angelastet. " Alle Mahnungen können jedoch nichts nutzen, wenn sie nicht ankommen. Achten Sie daher unbedingt auf eine korrekte Adresse und auf die Datierung Ihres Schreibens.

Wer ganz sicher gehen möchte, schickt eine Mahnung per Einschreiben mit Rückantwort oder gibt sie persönlich ab und lässt sich den Empfang schriftlich bestätigen.